עם תחילת העבודה באוניברסיטה תקבלו שבב ("צ'יפ") מגנטי אישי. רישום הנוכחות בעבודה מתבצע באמצעות העברת "הצ'יפ" מול שעון הנוכחות, או באמצעות הקלדת מספר העובד באותו שעון. בהיעדר שעון נוכחות, ניתן לדווח על הנוכחות ישירות במערכת הנוכחות חילן-נט גם ללא השימוש בצ'יפ. יש "להחתים" רק את ה"צ'יפ" האישי. חל איסור מוחלט לבצע רישום נוכחות עבור עובדים אחרים, גם אם הם נוכחים באותו יום באוניברסיטה.
שעוני נוכחות מצויים בקומת הכניסה של בנייני האו"פ ברעננה, וכן בקמפוסים נוספים שלה. בהיעדר שעון נוכחות, יש לדווח על שעות העבודה בדיווח טלפוני או במערכת הנוכחות חילן-נט בהתאם להנחיות אותן קיבלתם ממדור הנוכחות.
עובדי המינהל הכללי נדרשים לדווח על שעת הכניסה לעבודה ועל שעת היציאה ממנה, וכן על מועד היציאה לעבודות חוץ ומועד החזרה מהן. אם ברצונכם לצאת במשך היום מסיבה אישית, עליכם לתאם זאת עם הממונים הישירים ולהחתים את שעון הנוכחות בצאתכם ובשובכם.
מתוך התחשבות בנוחות העובדים במינהל הכללי, מקיימת האו"פ מערך זמן עבודה גמיש (מז"ג). הסדר זה מאפשר לקבוע (בתיאום עם הממונים הישירים, כמובן) את מועדי תחילת יום העבודה ואת סיומו. עם זאת, נדגיש כי עיקר העבודה באוניברסיטה מתבצעת בשעות 15:00-9:00 ועליכם להיות נוכחים בעבודה בשעות אלה.