أ. سيقوم المرشّحون، أو أولئك الذين يرغبون في التوصية عليهم، بتعبئة استمارة الترشّح التي تعلن عنها عمادة شؤون الطلاب، ويقدّمونها مع المستندات المصاحبة المطلوبة.
ب. سيتم تسليم الجوائز في مراسم احتفاليّة، وسيتم نشر تفاصيلها في وقت مبكّر.
ج. سيحصل جميع المرشحين على رد (سواء حصلوا على الجائزة أم لا).
د. تعيّن عميدة شؤون الطلاب فريقًا من القرّاء لتصنيف الطلبات وفقًا لمعايير موحدة.
هـ. سيتم تقديم الطلبات الحاصلة على أعلى الدرجات إلى تصويت لجنة الجائزة وقرارها. يتم تشكيل اللجنة لهذا الغرض من قِبل عميدة شؤون الطلاب أو من تخوّله العميدة لهذا الغرض.
و. ستقوم اللجنة بفحص استمارات الترشيح وتختار من بينها أكثر ستة مرشحين استحقاقًا للحصول على الجائزة.
ز. يحق لعميدة شؤون الطلاب ولجنة الجائزة الاتصال بالمرشحين المحتملين مباشرة لغرض تقديم ترشيحهم.
ح. يحق للجنة الجائزة إضافة أوسمة تقدير وفقًا لما تقرره.
ط. يمكن تقديم الترشح لجائزة متميّز العميدة من 1 حزيران/يونيو إلى 30 حزيران.
ي. سيتم تقديم الردود لجميع المتقدمين في موعد لا يتجاوز نهاية تشرين الأوّل/ أكتوبر (قد تحدث التغييرات وفقًا للتقويم الأكاديمي).
ك. قرارات لجنة الجائزة نهائية.